Le principe est simple : automatiser et industrialiser l’ensemble du processus de relances. Via une interface intuitive, les utilisateurs définissent des scénarios avec une séquence de messages types (emails, SMS, courriers etc.) à échéances diverses. Dès que le logiciel de relances clients repère un retard de paiement, le scénario s’enclenche et le premier message est envoyé au client débiteur. Les envois peuvent se faire automatiquement ou être entièrement préparés et la personne en charge du recouvrement n’a plus qu’à valider pour envoyer l’ensemble des relances.
Les meilleurs logiciels offrent de nombreuses fonctionnalités avancées comme la personnalisation des messages et des stratégies de relance, la possibilité d’intégrer des pièces jointes, un suivi détaillé des actions effectuées ou encore des modèles de campagnes préenregistrés.
A cela s’ajoutent aussi des fonctionnalités liées à la gestion du risque. Un logiciel de relances clients peut aussi vous fournir des informations financières sur la santé de vos clients. De quoi adapter vos stratégies de relance en fonction de ces nouvelles informations.
Les logiciels les plus poussés vous permettront de gérer les impayés si en dépit des relances automatiques le débiteur n’a toujours pas réglé sa créance. Vous pourrez ainsi les transmettre facilement à un cabinet de recouvrement externe pour un suivi judiciaire du dossier.
Quels sont les bénéfices d’un logiciel de relances clients ?
En adoptant un outil de relances clients, les entreprises en retirent de multiples avantages :
- Un gain de productivité énorme pour les équipes qui n’ont plus à gérer manuellement les relances. Le logiciel s’occupe de tout automatiquement selon les règles définies. D’après les témoignages des clients du logiciel LeanPay, le temps consacré aux tâches de relances serait divisé par 4 en moyenne après mise en place de la solution. Un véritable boost d’efficacité pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Une nette amélioration des délais de règlement moyens. LeanPay indique que ses clients parviennent généralement à réduire leurs retards de paiement de 20 à 30% en seulement 3 mois d’utilisation. Conséquence : une amélioration évidente de la trésorerie.
- Une relation client renforcée via l’envoi de messages ciblés, professionnels et personnalisés à chaque étape.
Face au fléau des retards de paiement qui grèvent les performances de nombreuses entreprises, comme l’a indiqué une étude PWC réalisée en partenariat avec la DFCG, l’adoption d’un logiciel de relances clients fait figure de solution miracle. En automatisant et industrialisant ce processus fastidieux, les sociétés peuvent enfin souffler et opérer une réduction de 20% de leurs délais de règlement en quelques mois seulement. Si l’on y ajoute les gains de productivité, la baisse des impayés et des frais engendrés par leur recouvrement, l’investissement dans un logiciel de relances clients est vite rentabilisé.
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